Jeder Gast, der bei dir bucht oder anfragt, landet in der Gästekartei unter Gäste. Dort stehen Kontaktdaten, Anschrift und alle Aufenthalte eines Gastes an einer Stelle. Hier erfährst du, wie Gäste in die Kartei kommen, wie besoo daraus die Anrede in deinen E-Mails bildet und woran es Stammgäste erkennt.
Wie Gäste in die Kartei kommen
Einen Gast legst du nicht eigens an. besoo trägt ihn ein, sobald eine Buchung oder Anfrage mit seinem Namen entsteht:
- Buchungen, die du selbst anlegst: besoo speichert den Hauptgast mit Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Geschlecht. Mitreisende trägst du in der Buchung unter Gäste mit Gast hinzufügen ein.
- Buchungsportale übermitteln in der Regel den Namen des Gastes. Ob auch E-Mail-Adresse und Telefonnummer dabei sind, hängt vom Portal ab: Manche geben sie gar nicht weiter, manche nur eine Weiterleitungsadresse des Portals statt der Adresse des Gastes.
- Anfragen über dein Buchungswidget und Buchungen, die du im Posteingang mit Buchung anlegen erzeugst, bringen die Angaben aus dem Formular bzw. der E-Mail mit.
- Meldeschein: Füllt ein Gast ihn aus, übernimmt besoo Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Ausweisnummer und Anschrift in die Kartei (siehe Meldescheine digital erfassen).
Damit kein Gast doppelt in der Kartei steht, sucht besoo zuerst nach einem vorhandenen Eintrag: bei Buchungen von dir und von Buchungsportalen nach genau demselben Vor- und Nachnamen, beim Buchungswidget und im Posteingang nach der E-Mail-Adresse. Findet besoo einen, hängt es die neue Buchung an diesen Gast.
Die Gästeliste
Unter Gäste stehen alle Gäste mit diesen Spalten:
- Aktuelle Buchung – der nächste Aufenthalt des Gastes. Steht keiner an, zeigt besoo den letzten in Grau. Ein Klick darauf öffnet die Buchung.
- E-Mail und Telefon.
- Aufenthalte – wie viele Buchungen der Gast bei dir hat, als Hauptgast oder Mitreisender.
Oben suchst du nach Name, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer. Ein Klick auf eine Spaltenüberschrift sortiert die Liste, etwa nach Aufenthalte, um deine treuesten Gäste oben zu sehen.
Einen Gast bearbeiten
Klicke in der Liste auf den Namen des Gastes. Du siehst alle gespeicherten Angaben: Name, Geschlecht, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Ausweisnummer, Kontaktdaten, Anschrift und Notizen. Notizen sind nur für dich, der Gast sieht sie nicht. Ändere, was nötig ist, und klicke auf Speichern. Darunter stehen unter Aufenthalte alle Buchungen des Gastes, jede mit Details.
Aus einer Buchung kommst du ebenso dorthin: Klappe den Bereich Gäste auf und klicke auf Hauptgast · weitere Daten bearbeiten oder auf den Namen eines Mitreisenden. Nach dem Speichern bringt dich Zurück wieder zur Buchung.
Anrede und Geschlecht
In E-Mail-Vorlagen setzt der Platzhalter {{anrede}} eine fertige Anrede ein. besoo bildet sie aus dem Feld Geschlecht und dem Namen des Hauptgastes:
| Geschlecht | Anrede |
|---|---|
| Männlich | Sehr geehrter Herr Hansen |
| Weiblich | Sehr geehrte Frau Hansen |
| Divers oder Keine Angabe | Guten Tag Jonas Hansen |
Das Geschlecht kommt auf verschiedenen Wegen in die Kartei. Beim Anlegen einer Buchung wählst du es neben Telefon und E-Mail aus. Im Buchungswidget wählt der Gast selbst bei Anrede zwischen Frau, Herr und Divers. Legst du eine Buchung im Posteingang an, erkennt der KI-Assistent es aus der E-Mail, etwa an „Herr“ oder „Frau“ in der Signatur – im Zweifel lässt er das Feld leer.
Buchungsportale liefern kein Geschlecht mit. Ihre Gäste bekommen deshalb „Guten Tag Vorname Nachname“, bis du das Geschlecht auf der Seite des Gastes einträgst.
Stammgäste
Ein Stammgast ist für besoo ein Gast, der schon einmal bei dir gewohnt hat, also eine frühere Buchung hat, die nicht storniert wurde. Das nutzt besoo an zwei Stellen.
Beim Anlegen einer Buchung schlägt besoo ab zwei Buchstaben in Vor- oder Nachname passende Gäste vor, die mit den meisten Aufenthalten zuerst. Wählst du einen aus, übernimmt besoo Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Geschlecht sowie die Zahl der Erwachsenen, Kinder und Hunde aus seiner letzten Buchung. Über dem Namen steht dann zum Beispiel „Stammgast · 2 Aufenthalte“.
Änderst du danach E-Mail-Adresse oder Telefonnummer, speichert besoo die neuen Angaben beim Gast. Tippst du dagegen am Namen weiter oder klickst auf das × neben „Stammgast“, löst sich die Verknüpfung. besoo sucht beim Speichern dann wie sonst nach einem Gast mit genau diesem Namen und legt andernfalls einen neuen an.
Beim Preis: Mit einer Preiskomponente mit der Bedingung Nur Stammgäste gibst du wiederkehrenden Gästen einen Rabatt. Wie das genau funktioniert, steht in Preiskomponenten: Zusatzkosten und Rabatte.
Einen Gast löschen
Löschen kannst du nur Gäste ohne Buchung. In der Liste steht bei ihnen ein Papierkorb, auf der Seite des Gastes der Knopf Gast löschen. Gäste mit Buchungen bleiben in der Kartei, weil Angebote, Rechnungen und Meldescheine an ihnen hängen.