Belegungsplan als Excel, kostenlose Vorlage für deine Ferienwohnung

Hier findest du unseren Belegungsplan als Excel-Datei, kostenlos und ohne Anmeldung. Du trägst deine Buchungen ein, und der Jahresplan füllt sich von selbst.

Belegungsplan-Vorlage herunterladen (Excel, rund 80 KB)

Teil der Reihe „Von der Anfrage zur Buchung“.

Was ist in der Vorlage drin?

Das Bild oben zeigt den Jahresplan mit erfundenen Beispielen: Im Juli liegen zwei gebuchte Wochen direkt hintereinander, im August folgen eine Eigennutzung und eine Anfrage.

Die Vorlage bietet Platz für 200 Buchungen, auch über mehrere Jahre. Für das nächste Jahr änderst du nur die Jahreszahl in den Einstellungen und schreibst unten weiter. Eine Buchung über Silvester zeigt der Jahresplan dann in beiden Jahren, ihre Einnahmen zählen im Jahr der Anreise.

So richtest du sie ein

1. Datei öffnen. Excel zeigt bei Dateien aus dem Internet oft den gelben Hinweis „Geschützte Ansicht“. Klick auf „Bearbeitung aktivieren“, sonst kannst du nichts eintragen.
2. Im Blatt „Einstellungen“ den Namen deiner Wohnung und das Jahr eintragen. Voreingestellt ist 2027.
3. Im Blatt „Buchungen“ die vier Beispielzeilen leeren und deine eigenen Buchungen eintragen. Die grauen Spalten rechnet die Tabelle selbst.

Den Jahresplan musst du nicht anfassen.

So liest du den Jahresplan

Eine farbige Zelle steht für die Nacht ab diesem Tag. Damit ist der halbe Tag Versatz gelöst: Reist ein Gast am 17. Juli ab, ist der 17. nicht mehr gefärbt, und dort kann der nächste Gast anreisen.

In den Zellen steht „An“ für Anreise und „Ab“ für Abreise. Reist am selben Tag jemand ab und jemand an, steht dort „W“ für Wechseltag.

Die Farbe zeigt den Status. So bleibt eine Anfrage auch nach Wochen als Anfrage erkennbar:

Eine ausgefüllte Zeile sieht so aus, die Buchung ist erfunden:

Überschneiden sich zwei Buchungen, steht in der Spalte „Prüfung“ das Wort „Überschneidung“, und die betroffene Nacht wird im Jahresplan rot.

Zwei Tipps für den Alltag

Stornierte Buchungen stehen lassen. Setz den Status auf „Storniert“, statt die Zeile zu löschen. Der Termin ist dann wieder frei, und du kannst später noch nachsehen, was war.

Bei einer Datei bleiben. Sobald zwei Menschen eigene Fassungen pflegen, stimmt keine mehr ganz. Lege die Datei an eine Stelle, an die alle kommen. Wer nur wissen möchte, was frei ist, bekommt den ausgedruckten Jahresplan oder ein PDF davon.

Was die Vorlage nicht kann

• Portale: Booking.com und Co. erfahren nichts von der Tabelle. Neue Buchungen von dort trägst du selbst ein, und Termine sperrst du dort selbst.
• Mehrere Wohnungen: Die Vorlage ist für eine Wohnung gebaut. Für jede weitere kopierst du die Datei.
• Wohnungen, die auch zusammen buchbar sind: Die Kopien wissen nichts voneinander. Eine Buchung des ganzen Hauses trägst du deshalb in jeder Datei ein.
• Unterwegs: Am Handy lässt sich die Datei zwar öffnen, aber nicht bequem pflegen.

So machen wir es

Wir selbst arbeiten nicht mit dieser Tabelle, weil wir zwei Wohnungen auch zusammen und auf mehreren Portalen vermieten. Gebaut haben wir sie so, wie wir sie benutzen würden, wenn wir nur eine Wohnung hätten.

Wenn du irgendwann mehr brauchst

In besoo stehen all deine Wohnungen in einem Kalender, auch am Handy, und Buchungen von Booking.com und Co. erscheinen von selbst. Was sonst noch dazugehört, steht unter Funktionen. Solange die Tabelle für dich passt, bleib gern dabei.

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• Wie besoo entstanden ist

Stand: November 2026. Autor: Benedikt Kalde.