Wohnt jemand am Haus, der Gäste begrüßt oder Schlüssel übergibt, muss er wissen, wann Gäste kommen und gehen. In besoo legst du ihn als Ansprechpartner vor Ort an. Er bekommt einen persönlichen Link zur Belegung seiner Ferienhäuser, kann dort aber nichts ändern und braucht kein eigenes Konto.
So geht's
Ansprechpartner anlegen
Unter Einstellungen → Ansprechpartner tippst du auf + Neuer Ansprechpartner, trägst Name und E-Mail ein und wählst bei Zuständig für seine Ferienhäuser. Er sieht alle Einheiten dieser Häuser, auch später angelegte. Ein Haus kann mehrere Ansprechpartner haben, etwa einen Verwalter und seine Urlaubsvertretung.
Name, Kontakt und Ferienhaus, alles Weitere in den aufklappbaren Bereichen Festlegen, was er sieht
Unter Was er sieht entscheidest du mit Telefonnummer der Gäste zeigen, ob er Gäste anrufen kann. Gastname, Personen, Hund und deine Hinweise sieht er immer, E-Mail-Adressen, Preise und Zahlungen nie.
Benachrichtigungen wählen
Unter Benachrichtigungen legst du fest, ab wann eine Änderung kurzfristig ist (Bei Änderungen in den nächsten … Tagen, voreingestellt 14) und wie er davon erfährt: Per E-Mail, Per Telegram oder Per Push. Mit Monatsübersicht per E-Mail bekommt er zusätzlich einmal im Monat die Belegung bis Ende des Folgemonats.
Link weitergeben
Nach dem Speichern bleibt das Fenster offen, und unter Link & App stehen seine Belegungsseite (ohne Login) und sein Kalender-Abo (iCal). Hast du seine E-Mail-Adresse eingetragen, klicke auf Per E-Mail einladen. besoo schickt ihm dann beide Links, und antwortet er auf die Mail, landet die Antwort bei dir. Ohne E-Mail-Adresse klickst du auf Kopieren und schickst ihm den Link zur Belegungsseite selbst. Den Rest richtet er dort ein.
Für ihn selbst gibt es eine eigene Anleitung: Die Belegung für Ansprechpartner vor Ort. Sie steht in der Einladungs-Mail und auf seiner Seite unter Einstellungen.
Unter Link & App stehen beide Links zum Kopieren
Was der Ansprechpartner sieht
Seine Seite hat zwei Reiter. Im Kalender stehen am Computer die Einheiten nebeneinander und die Buchungen als Balken, wie in deinem eigenen Kalender. Am Handy sieht er erst alle Einheiten eines Monats und tippt dann eine an. Tippt er auf eine Buchung, sieht er Zeitraum, Gast, Personen, Hund, Telefonnummer und deinen Hinweis.
Die Liste zeigt, wer Gerade im Haus ist, und darunter je Tag die An- und Abreisen. Reisen in einer Einheit am selben Tag Gäste ab und neue an, steht dort Wechsel. Buchungen, die sich vor Kurzem geändert haben, tragen den Hinweis geändert.
Über Einstellungen oben rechts auf seiner Seite holt er sich die Belegung als App aufs Handy, schaltet Push ein oder verbindet Telegram. Dort findet er auch das Kalender-Abo für Google, Apple oder Outlook.
Hinweise zu einer Buchung
Willst du ihm zu einer Buchung etwas mitteilen, etwa dass die Gäste erst spät kommen, öffnest du die Buchung und schreibst es ganz unten in Hinweise für vor Ort. Die Karte erscheint nur bei Ferienhäusern, die einen Ansprechpartner haben. Der Text steht dann auf seiner Seite bei der Buchung.
Wann er Bescheid bekommt
besoo meldet ihm neue Buchungen, Stornos und geänderte Zeiträume, Einheiten, Personen oder Hunde, sobald die An- oder Abreise in seinem kurzfristigen Zeitraum liegt. Das gilt auch für Änderungen, die du selbst machst. Mehrere Änderungen fasst besoo zu einer Nachricht zusammen, sie kommt nach spätestens etwa 15 Minuten.
In der E-Mail stehen die Gastnamen, in Telegram und Push nur Einheit und Zeitraum. Was zwischen 21 und 7 Uhr passiert, schickt besoo per Telegram und Push gesammelt um 7 Uhr, die E-Mail kommt sofort.
Den Tag der Monatsübersicht stellst du für alle Ansprechpartner gemeinsam unter Einstellungen → Ansprechpartner bei Versand am … des Monats ein.